Skip to main content

KlachtenlogoHet Koninklijk Belgisch Instituut voor Ruimte-Aeronomie (BIRA) hecht veel belang aan de kwaliteit van haar dienstverlening en houdt eraan zijn werking voortdurend te verbeteren.

Mocht u hierover toch opmerkingen of klachten hebben, dan kan u deze melden aan de klachtencoördinator van het BIRA. De klachtencoördinator behandelt uw klacht met de grootste zorg en stelt een passende oplossing voor. Hij of zij stelt ook alles in het werk om gelijkaardige klachten in de toekomst te voorkomen en om de werking van het BIRA te verbeteren.

Opgelet: deze klachtenprocedure vervangt de wettelijk bepaalde beroepsprocedures niet.

Wat is een klacht?

Een klacht wordt gedefinieerd als ‘een manifeste, duidelijk omschreven uiting van ontevredenheid van een burger gericht aan het BIRA over het functioneren van deze overheidsinstelling in al zijn geledingen’.

Wat wil dit nu concreet zeggen?

Het ongenoegen van een burger kan op een bepaald moment zo groot worden dat dit leidt tot het formuleren en indienen van een klacht.  Een klacht kan op heel wat zaken betrekking hebben: het foutief of niet verrichten van een handeling of van prestaties, het afwijken van de vastgelegde of de gebruikelijke werkwijze. Bij de handeling of prestatie gaat het om de wijze waarop een ambtenaar heeft gehandeld, een termijn of beslissing die niet werd gerespecteerd.
De klacht moet dus betrekking hebben op een aangelegenheid waarvoor het BIRA bevoegd is.

Een vraag om informatie, een melding, een suggestie, geprotesteerde facturen, bezwaren of bedenkingen bij het gevoerde of geplande beleid vallen niet onder deze klachtenprocedure. Hiervoor kunt u ons contactformulier gebruiken.

Hoe een klacht indienen?

Het spreekt voor zich dat u uw klacht dient te motiveren en uw persoonlijk belang moet kunnen aantonen. Voor een goede afwerking van de klacht is het steeds nodig uw naam en e-mailadres of telefoonnummer te vermelden. Uw klacht zal met de nodige discretie behandeld worden.

Een klacht kan op drie manieren ingediend worden:

  • Bij voorkeur via het online klachtenformulier
  • Per e-mail: klachten-plaintes-aeAeronomie mail extension
  • Per brief:
    Koninklijk Belgisch Instituut voor Ruimte-Aeronomie (BIRA)
    Klachtencoördinator
    Ringlaan 3
    B-1180 Ukkel                                   

Er zal geen gevolg gegeven worden aan klachten die anoniem of beledigend zijn of die onze overheidsinstelling niet aanbelangen.   

Ontvankelijkheid van klachten

Een klacht moet worden ingediend binnen de 30 kalenderdagen nadat de feiten zich hebben voorgedaan, anders wordt deze niet in behandeling genomen.

Klachten met betrekking tot de volgende omstandigheden zijn niet mogelijk en zullen bijgevolg niet behandeld worden:

  1. Ongemak veroorzaakt door andere bezoekers met inbegrip van, maar niet beperkt tot lawaai, ongepast gedrag, diefstal en aanranding;
  2. Ongemak veroorzaakt door onderhoudswerkzaamheden, inclusief, maar niet beperkt tot een renovatie.
  3. Klachten met betrekking tot feiten die volgens de wet of op basis van een contract alleen het onderwerp kunnen zijn van een juridische of arbitrageprocedure.

Op welke wijze wordt een klacht behandeld?

Na registratie van uw klacht en onderzoek van ontvankelijkheid door de klachtencoördinator ontvangt u een bevestiging van de ontvangst van uw klacht.

Uw klacht wordt doorgestuurd naar de bevoegde diensten en personen die uw klacht inhoudelijk zullen onderzoeken. Het BIRA tracht klachten te beantwoorden binnen de 30 kalenderdagen na ontvangst. U ontvangt een gemotiveerd antwoord per e-mail of per brief.

Toch nog geen oplossing?

Indien de klachtendienst u niet of onvoldoende heeft kunnen helpen, kan u altijd bij de Federale Ombudsman terecht. Hij is volledig onafhankelijk, maakt geen deel uit van de federale administratie en onderzoekt uw klacht kosteloos en onpartijdig.

Contact:

Federale Ombudsman
Leuvenseweg 48 bus 6
1000 Brussel
Gratis nummer: 0800 99 962
contact@federaalombudsman.be